Tipps für die Messenachbereitung

Zuletzt aktualisiert am 17. Mai 2023 von Julian Jablonski

« Was folgt nach dem Event? »

Nach der Messe ist vor der Messe – so lautet die Devise für viele Unternehmen. Um langfristig messbare Erfolge im Zuge des Eventmarketings verzeichnen zu können, ist eine gründliche Messenachbereitung vonnöten. Die richtige Nachbereitung geht anschließend zugleich in die Messevorbereitung über. Denn durch Erkenntnisse der vergangenen Events ist es möglich, gewinnbringende Veränderungen und sinnvolle Verbesserungen zu implementieren. Mit der folgenden Checkliste können Unternehmen die Basis schaffen, um Messen bestmöglich zu nutzen.

Schnelligkeit – die Basis für Erfolg

Der Direktvertrieb auf einem Event macht meistens nur einen geringen Anteil am gesamten Absatz eines Unternehmens aus. Vielmehr zielen Messen oftmals darauf ab, potentielle Kunden auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und einen Kontakt im Nachhinein zu ermöglichen. Um eine möglichst erfolgreiche Kundenakquise zu gewährleisten, ist Schnelligkeit das A und O bei der Messenachbereitung.

Für schnelles Handeln ist zunächst eine Priorisierung unabdingbar. Mit Hilfe von Kontaktformularen und wertvollen Informationen über die Kunden, können Unternehmen die Erfolgswahrscheinlichkeit der Neukundenakquise eruieren. Dann wissen die Vertriebsmitarbeiter, in welcher Reihenfolge sie sich bei den Besuchern melden sollten.

Als gute Zeitmarke gilt die Zwei-Wochen-Regel. Dies bedeutet, dass die Messenachbereitung mitsamt aller Maßnahmen innerhalb von zwei Wochen erfolgen sollte. Wenn Firmen für ein Feedback nach der Messe länger benötigen, sinkt die Glaubwürdigkeit bei Kunden. Einzig und allein vor Weihnachten sieht dies anders aus. Denn dann erwarten die meisten Messebesucher erst einen Kontakt und Termin im neuen Jahr.

Kontaktdaten und Kontaktaufnahme

Grundsätzlich sollte eine perfekte Messenachbereitung bereits auf dem Event beginnen. Denn mit Hilfe von Kontaktformularen können Vertriebsmitarbeiter schnell und effektiv die relevanten Daten der potenziellen Kunden erfassen. Im Nachhinein sollte eine Pflege und Digitalisierung der Kontaktdaten stattfinden. Dabei ist es notwendig, die Daten zu validieren. Stimmen die Kontaktdaten wirklich oder hat jemand eine falsche Nummer angegeben? Anschließend ist eine erste Kontaktaufnahme zum Kunden notwendig. Der erste Kontakt kann standardisiert erfolgen. Trotz allem sollte eine gewisse Individualisierung stattfinden.

Wer den Erfolg maximieren möchte, kann zum Beispiel Musteranschreiben verwenden. Wenn diese Bezug auf das spezifische Event nehmen, fühlt sich der Kunde wichtig. Dies trägt dazu bei, dass der potentielle Kunde das jeweilige Unternehmen positiv wahrnimmt. Darüber hinaus ist es mit Musteranschreiben problemlos möglich, E-Mails oder Briefe schnell zu verschicken. Bestenfalls wird mit Hilfe der ersten E-Mail gleich ein individueller Folgetermin mit dem Kunden vereinbart. Desto schneller Unternehmen bei der Kontaktaufnahme vorgehen, desto höher ist die Chance, dass sich noch kein Wettbewerber zwischengeschaltet hat. Denn naturgemäß sind auf den meisten Messen eine Vielzahl an Mitbewerben und Konkurrenten. Der frühe Vogel fängt den Wurm – dies gilt auch und gerade bei der Messenachbereitung und der Akquise von Neukunden.

Zuverlässigkeit bei der Messenachbereitung

Zuverlässigkeit geht mit Vertrauen einher. Vertrauen ist unabdingbar für den Aufbau einer langfristigen Geschäftsbeziehung. Folglich ist Unzuverlässigkeit eine Eigenschaft, die von Unternehmen aus der Messenachbereitung verbannt werden muss. Wenn Vertriebsmitarbeiter auf einer Veranstaltung mit potentiellen Neukunden oder Bestandskunden Vereinbarungen treffen, müssen diese zwingend eingehalten werden. Somit ist es wichtig, bereits im Kundengespräch die Vereinbarungen übersichtlich zu notieren. Denn Enttäuschung durch Unzuverlässigkeit führt zwangsläufig dazu, dass Ihr Angebot in Zukunft nicht mehr in Betracht gezogen wird.

Die Auswertung des Events

Wenn Vertriebsmitarbeiter auf einer Veranstaltung Notizen und Berichte erstellen, ist auch anhand dieser Aufzeichnungen später eine Auswertung möglich. Oftmals fallen gerade erfahrenen Vertriebsmitarbeitern in der jeweiligen Situation wichtige Punkte auf. Es ist folglich ratsam, spezielle Notizzettel und Fragebogen bereitzustellen, anhand derer die jeweilige Veranstaltung bewertet werden kann. Einen besonderen Mehrwert bieten Fragebogen für Messebesucher. Denn so können Unternehmen ihr Erscheinungsbild bei den Messebesuchern überprüfen und etwaiges Verbesserungspotential identifizieren. Folglich ist es ratsam, auf der Messetheke Fragebogen auszulegen oder digitale Systeme für kurze Umfragen zu nutzen.

Checklisten für die Zukunft entwerfen

Falls die Verantwortlichen merken, dass beim Event wichtige Dinge vergessen wurden, können im Zuge der Messenachbereitung Checklisten erstellt werden. Diese können unterschiedlicher Natur sein. Denn es gibt Checklisten für das Personal, die Zielsetzung und die Ausstattung.

Verantwortung verteilen – das Messeteam

Zur Messe-Checkliste für die Nachbearbeitung einer Veranstaltung sollte auch die konkrete Verteilung von Verantwortung gehören. Falls dies noch nicht geschehen ist, müssen Unternehmen ein eigens mit der Messenachbereitung und Messevorbereitung betrautes Team benennen. Mit Hilfe von erfahrenen und kompetenten Mitarbeitern ist es möglich, die Koordination und Durchführung von Veranstaltungen zu automatisieren. Wenn das Event dank eines Messeteams reibungslos läuft, wirkt sich dies auch positiv auf den Zeitaufwand für die Nachbereitung aus.

Controlling – das Budget

Zur Messenachbereitung gehört zudem die Kontrolle des Budgets. Denn bereits im Voraus stellt die Geschäftsführung ein bestimmtes Budget für die Durchführung der Veranstaltung bereit. Dies ist essentiell, um im Nachhinein zu kontrollieren, ob das Budget eingehalten wurde. Das ist auch mit der Evaluierung des Return of Investment möglich. Dies bedeutet, dass im Nachhinein berechnet wird, wie viele Käufe und Bestellungen bezogen auf die Kosten der Messe getätigt wurden – genauer gesagt, der Gewinn in Relation zum investierten Kapital.

Reflexion – sind Verbesserungen beim Messestand und in der Ausstattung notwendig?

Zur Checkliste der Nachbereitung gehört auch eine Reflexion über die genutzte Messeausstattung. Im Nachhinein ist es notwendig, dass die Verantwortlichen sich die Frage stellen, ob der Messestand den Ansprüchen der Mitarbeiter und insbesondere der Kunden genügte.

Das Messeteam kann auch und gerade mit Blick auf die Mitbewerber schauen, ob sich der eigene Messestand von den Konkurrenten genug abgehoben hat. Zudem ist es notwendig zu prüfen, ob der Stand sowohl aus der Nähe als auch der Ferne die Kunden gezielt anspricht. Während aus der Nähe Messetheken und Messewände den Besucher optisch ansprechen, gibt es für die Ferne andere Werbemittel. Das Messeteam sollte sich also fragen, ob Eyecatcher genutzt wurden, um die Besucher zum Stand zu locken. Als Eyecatcher eignen sich zum Beispiel Werbebanner, Kundenstopper oder Beachflags.

Zudem gehört zu einem optimalen Stand ein hoher Komfort. Kunden und Besucher sollten sich bei den Gesprächen mit den Vertriebsmitarbeitern wohlfühlen. Die vor Ort eingesetzten Mitarbeiter können dem organisatorischen Messeteam im Nachhinein ein Feedback geben, inwiefern der Wohlfühlkomfort gegeben war. Mit Hilfe von einer Auswertung können Unternehmen zudem prüfen, welche Materialien am häufigsten eingesetzt wurden. Die besten Marketingmaterialien können dann beim nächsten Event vermehrt zum Einsatz kommen.

Die Bedeutung der Nachbereitung einer Veranstaltung

Unternehmen sollten eine Messe Checkliste für die Nachbereitung nutzen. Mit deren Hilfe ist es möglich, die wichtigsten Maßnahmen schnell durchzuführen. Dazu gehört allen voran eine schnelle Kontaktaufnahme zu den potentiellen Kunden. Zudem sind eine Auswertung der Messe mitsamt der genutzten Ausstattung bedeutsam für den Erfolg zukünftiger Veranstaltungen.

Wie lautete die anfängliche Devise? Nach der Messe ist vor der Messe. Folglich beginnt nach der Messenachbereitung dann bereits wieder die Messevorbereitung – dabei profitieren Firmen von den im Zuge der Nachbereitung gewonnenen wertvollen Erkenntnissen.