Messestand: Kosten richtig kalkulieren

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Eine Messeteilnahme ist für Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen eine gute Möglichkeit, um gezielt mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten, neue Kunden zu finden und den persönlichen Kontakt mit Bestandskunden zu pflegen. Ganz gleich, ob es sich dabei um eine kleine Fachmesse oder eine große Handelsmesse handelt, kann jeder Messeauftritt einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten und zusätzlich den Bekanntheitsgrad steigern. Doch gerade kleinere Unternehmen schrecken aufgrund der Investitionskosten oft davor zurück, an einer Messe teilzunehmen. Mit der richtigen Planung im Vorfeld ist es allerdings möglich, die Kosten von Beginn an im Blick zu behalten und selbst mit einem kleinen Budget eine moderne und ansprechende Ausstellungsfläche zu gestalten.

Mit der optimalen Standgröße Kosten sparen

Unabhängig von der Art und Größe der Messe muss bei einer Messeteilnahme mit folgenden Kosten kalkuliert werden:

• Standplatzgebühren
• Kosten für den Messebau und die Messestandgestaltung
• Herstellungskosten für Werbemittel wie Displays, Broschüren oder Folder und optional Giveaways
• Personal-, Reise- und Transportkosten

Ein großer Teil des Messebudgets wird im Regelfall für die Standplatzmiete ausgegeben. Die Miete setzt sich meist aus einem fixen Quadratmeterpreis und der Art und Position des Standplatzes und der Größe des Messestands zusammen. Überlegen Sie sich daher vor der Buchung genau, welchen Platzbedarf Sie für Ihren Messeauftritt wirklich haben. Da es bei jeder Messe im Sinne des Veranstalters ist, Besuchern eine gut gefüllte Messehalle mit den unterschiedlichsten Ausstellern zu präsentieren, spricht nichts dagegen, den Preis für die Standmiete nachzuverhandeln.

Oft lassen sich durch frühzeitige oder langfristige Buchungen bessere Konditionen erzielen, da dies auch für den Veranstalter Planungssicherheit bietet. Vergessen Sie dabei nicht: Nicht die Größe, sondern das gesamte Erscheinungsbild eines Messestands entscheidet über den Erfolg! Ein kleinerer, aber dafür aussagekräftigerer und gut konzipierter Stand bleibt Besuchern länger in positiver Erinnerung, als ein großer Messestand ohne harmonisches Gesamtkonzept und Mehrwert für den Kunden.

Das Gestaltungskonzept für den Messestand

Um den Standplatz optimal zu nutzen, ist es wichtig, sich bereits in der Planungsphase präzise Gedanken über die Messeziele zu machen. Die Messeziele haben eine direkte Auswirkung auf die gesamte Standgestaltung. Nicht nur große Ausstellungsflächen bieten Platz für wunderbare Messekonzepte, auch bei einem kleineren Promotionstand können Sie mit der richtigen Möbelauswahl bei Ihren Kunden punkten. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Messemobiliar zu mieten oder direkt zu kaufen. Auch wenn Mietkosten auf den ersten Blick als die günstigere Alternative erscheinen, bringt der Direktkauf von Messemöbeln viele Vorteile mit sich. Gekaufte Messemöbel können voll und ganz an die persönlichen Bedürfnisse angepasst und nach den persönlichen Vorstellungen gestaltet werden.

Durch eine einmalige, gut skalierbare Investition steht Ausstellern der Messestand so für den langfristigen Einsatz zur Verfügung und kann später in jedes weitere Messekonzept nachhaltig eingebaut werden. Moderne Messemöbel stellen in Sachen Aufbau und Transport außerdem heute kaum eine Herausforderung dar. Es ist daher empfehlenswert, die Messeeinrichtung so zu wählen, dass der Einsatz der einzelnen Möbelstücke und Displays flexibel für alle Standgrößen funktioniert. So lassen sich einzelne Möbelelemente und Werbedisplaysysteme bei unterschiedlichen Messeauftritten und unterschiedlichen Standgrößen wiederverwenden und mit nur wenig Aufwand individuell, bedarfsgerecht anpassen. Bei der Auswahl der Standausstattung sollte nie nur eine Messe im Fokus stehen, sondern immer ein Blick auf die langfristige Messeplanung geworfen werden.

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Die Auswahl der Werbemittel

Messeequipment wie eine Messewand oder eine Messetheke können individuell an das Corporate Design einer Firma angepasst werden. Zusätzlich ist es bei vielen dieser Möbelstücke möglich, mit nur wenigen Handgriffen die vorhandenen Grafiken auszutauschen, ohne Notwendigkeit, komplett neu produzieren zu lassen. Überlegen Sie daher vor der Anschaffung genau, welche Messemöbel für die Präsentation benötigt werden. Viele Werbedisplays sind äußerst vielseitig und modular einsetzbar. Messemöbel wie Stehtische haben kaum Platzbedarf, zeigen aber dennoch ihre Wirkung. Sie können bei der Kundenkommunikation oder als Präsentationsfläche für Produkte und Broschüren eingesetzt werden.

Weitblick bei der Kostenplanung

Nicht nur der Kauf eines Messesystems, sondern auch der damit verbundene Auf- und Abbau, verursacht Kosten. Spezielle Messesysteme wie Faltdisplays, Roll Ups oder aufblasbares Messeequipment unterstützen einen kostenschonenden Aufbau, ohne große Ansprüche an den Messebau zu stellen. Eine weitere Möglichkeit, die Messestand-Kosten gering zu halten, ist bei der grafischen Aufbereitung der Druckdaten für die individuelle Gestaltung des Messestands gegeben. Mithilfe von Onlineeditoren können auch Personen ohne grafische Vorkenntnisse druckfähige Layouts direkt bei den Herstellern von Werbemitteln erstellen und diese im Anschluss bestellen. Des Weiteren sollten Sie im digitalen Zeitalter des Internets überlegen, ob und welches Printmaterial auf Messen ausgeteilt werden soll. Viel effektiver, kostengünstiger und umweltschonender ist es, auf Printmedien zu verzichten und stattdessen auf digitale Präsentationssysteme zurückzugreifen und Messebesucher über Produktneuheiten und Aktionen digital zu informieren.

Nutzen abwägen und Messestand-Kosten langfristig planen

Es zeigt sich deutlich, bei der Gestaltung eines Messestands ist vieles möglich, aber nichts ein Muss. Mit einem kritischen Blick auf die Kosten ist es allerdings realistisch, einen modernen und ansprechenden Stand ebenso mit einem geringen Budget zu gestalten. Dennoch müssen Sie sich darüber bewusst sein, dass die Messestand Kosten bei einer ersten Messeteilnahme im Regelfall höher liegen, da Sie auf keine bestehende Basis und Infrastruktur zurückgreifenkönnen. Erfahrungswerte zeigen, dass die durchschnittlichen Messestand Kosten mit jeder weiteren Messeteilnahme sinken. Die Anschaffungen für den Messebau sollten daher gut überlegt sein. Anschaffungen für die einmalige Messeteilnahme sollten genau abgewogen werden. Auch die Größe des Stands, die Anzahl der Messemöbel und die Anschaffung von Werbebannern ist letztendlich ein kalkulierbarer Kostenfaktor. Modular erweiterbare Stände sind unbedingt zu empfehlen. Kosten-Planungen werden im Idealfall langfristig und für mehrere Events gedacht.