Messebetriebsphase

Die Messebetriebsphase stellt die sogenannte “heiße” Phase Ihres Messeauftritts dar. Auf engstem Raum arbeiten viele Menschen unter schwierigsten Bedingungen beinahe im Ausnahmezustand. Sorgen Sie daher dafür, dass es einen Personaleinsatzplan gibt, der die Arbeits- und Pausenzeiten jedes einzelnen Mitarbeiters genau regelt. Auch wichtige Telefonnummern für Notfälle jeglicher Art sollten enthalten sein.

Messegespräche

Niemand verlässt Ihren Messestand unbedient! Bestimmen Sie daher jemanden, der während der gesamten Zeit auf der Messe den “Messebutler” spielt. Er oder sie achtet darauf, dass niemand unbemerkt bleibt und spricht unentschlossene, interessierte Besucher Ihres Stands an. Im besten Fall besetzt die Person eine Messetheke und bildet somit eine Art “Empfang”.
Sie schlagen damit zwei Fliegen mit einer Klappe: Ihre restlichen Standmitglieder können sich auf Ihre jeweiligen Gesprächspartner konzentrieren und Sie bekommen vielleicht noch ein paar zusätzliche, neue Kontakte.
Halten Sie Ihre Verkäufer an, sich an die 80/20 Regel bei ihren Gesprächen zu halten. Das bedeutet:

• 80 Prozent der Zeit zuhören
• 20 Prozent der Zeit über Ihr Unternehmen sprechen

Auch die technischen Features Ihrer Produkte interessieren den Besucher nur bedingt. Für ihn ist wichtig, welchen Vorteil er von dem Produkt oder dem Lösungsvorschlag hat! Ihr Verkäufer muss in der Lage sein, sich auf sein Gegenüber einzustellen, denn ein Einkäufer beispielsweise ist an ganz anderen Gesichtspunkten eines Produkts interessiert als ein Techniker.
Halten Sie Ihre Verkäufer an, sich Notizen während des Gesprächs zu machen. Gerade wenn es besonders stressig auf der Messe ist und ein Gespräch dem nächsten folgt, ist dies unumgänglich, um die täglichen Gesprächsberichte möglichst einfach und übersichtlich zu verfassen. In ruhigen Messephasen kann der Verkäufer diese Notizen vielleicht nachträglich verfassen, aber in Stoßzeiten hat er dazu gar keine Chance!
Achten Sie darauf, dass Ihr Team möglichst effizient und rasch seine Termine abarbeitet. Ihre Besucher werden es Ihnen danken, schließlich werden sie im Laufe eines Tages viele verschiedene Messestände besuchen. Stundenlange Gespräche mit Bestandskunden müssen die Ausnahme bleiben, da Sie sonst Ihre Zielerreichung gefährden.

Messebriefing

Machen Sie sich bewusst, dass es im Verlauf der Messezeit Höhen und Tiefen geben wird. Halten Sie aus diesem Grund täglich eine Messebesprechung ab – entweder morgens oder abends. Dieses Gespräch können Sie gleich für mehrere Dinge nutzen:

• Motivation des Teams
• Erste Auswertung der Gesprächsberichte
• Erfassung der Besucherbefragungen
• Korrekturen der Arbeitsweise
• Optimierungsmöglichkeiten für künftige Messeauftritte

Halten Sie diese Besprechung betont informell. Ihr Team steht schon den ganzen Tag unter extremen Stress, mit diesen Maßnahmen haben Sie die Chance, den Messefrust des Teams abzubauen, bevor er überhaupt entsteht.
Machen Sie sich auch Gedanken über die Gestaltung der Messeabende. Nichts wirkt weniger professionell als ein Mitarbeiter, der am nächsten Tag übernächtigt und vielleicht auch noch mit Alkoholfahne erscheint. Um Messestress abzubauen, gibt es bessere Methoden als nächtliche Gelage an der Hotelbar. Suchen Sie nach Möglichkeiten, um das Team zu zerstreuen und den Teamgeist zu stärken.